Che cos’è la produzione diffusa? Perché le aziende devono porre attenzione ai nuovi strumenti di comunicazione aziendale come chat interne e software per messaggistica interna? Il nostro punto sulle potenzialità della messaggistica aziendale nell’innovazione della comunicazione corporate.

 

Produzione diffusa, il nuovo approccio della comunicazione corporate

Nel mondo 4.0 l’impresa richiede conoscenza diffusa, collaborazione trasversale, cooperazione e sinergia fra le varie specializzazioni.

Sempre più organizzazioni di successo si orientano verso un approccio “motivazionale” e modelli organizzativi volti a convogliare l’energia creativa dei dipendenti in grandi e innovativi progetti, tralasciando o comunque stemperando il classico approccio gerarchico.

Le aziende cominciano a sperimentare e valutare il vantaggio della “produzione distribuita” ovvero della stretta collaborazione fra il top management e tutti gli altri livelli aziendali.

La gestione, e di conseguenza la comunicazione aziendale di tipo “top-down” è ormai strettamente legata a vecchi modelli gerarchici spesso non sufficientemente flessibili per reagire in tempi stretti alle variazioni dei mercati. È assolutamente necessaria una graduale integrazione con i sistemi di collaborazione orizzontali e “sociali”.

La necessità di sviluppare un’identità comune e di assicurare una comunicazione efficace e coerente all’interno dell’azienda ha da sempre ricoperto un ruolo prioritario. Attualmente anche in Italia si sperimentano nuove strategie: ad una solida guida gerarchica e verticalizzata vecchio stile cominciano a sostituirsi modelli che prevedono la creazione di “idee” dal basso (bottom-up) o che rendano comunque partecipi delle strategie e della “mission” tutti i livelli dell’azienda.

Le aziende si sono rese conto che la comunicazione non può essere gestita solo dai vertici, che deve tener conto delle differenze fra i settori, le funzioni e gli obbiettivi ma ancora di più che deve motivare, organizzare e valorizzare ogni singolo elemento della catena del valore.

Tra gli obiettivi aziendali più tradizionali come sempre la riduzione dei costi, la diminuzione dei tempi di attraversamento dei processi, l’efficientamento ecc, prendono piede concetti come coordinamento, integrazione, soddisfazione, entusiasmo dei propri dipendenti.

Le aziende cominciano a credere nell’ assioma che per avere successo non bisogna solo soddisfare i propri clienti ma anche i propri collaboratori e dipendenti.

Strumenti in supporto alla “produzione sociale”

Quali sono dunque gli strumenti necessari per favorire il nuovo approccio alla “produzione sociale”? La risposta più rapida e immediata potrebbe essere “i social network!”.
Ma attenzione… il contesto aziendale richiede strumenti precisi che siano adeguati agli scopi di una comunicazione aziendale.

Piuttosto, l’approccio vincente per alcune grandi realtà è stato quello di dotarsi di un software per messaggistica interna che utilizzi i vantaggi della collaborazione e della critica costruttiva aggiungendo meccaniche “social” come “like” o “commenti” alla comunicazione tipicamente “top-down” del management.

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Parliamo quindi dell’utilizzo di strumenti del tutto simili ai più diffusi canali di chat (Skype, Whatsapp, Messenger, ecc) sviluppati però tenendo conto dei requisiti di sicurezza e che permettano di rispettare ed esaltare le culture locali, integrandole per ottenere benefici globali, creare o incrementare il senso di identità aziendale e di motivare il personale rendendolo consapevole dell’importanza del proprio contributo all’obiettivo comune.

Non mancano però i fattori di rischio da tenere sotto controllo: al di là di una certa reticenza dovuta ad una non del tutto adeguata cultura “digitale”, l’introduzione di strumenti social solleva problemi tipici di qualunque processo di cambiamento.

I “feedback” comportano l’aumento delle informazioni da gestire, la condivisione porta con sé ansia da prestazione e competizione non “sana” e si potrebbe obbiettare che il tempo impiegato sui social network è “poco produttivo”.

Nel compiere un simile passo verso la riorganizzazione “social” l’azienda dovrà sempre dotarsi di strumenti che siano in grado di rispondere alle domande del top management riguardo ROI e KPI.

È necessario poter quantificare gli effettivi benefici che l’introduzione di un sistema di messaggistica aziendale porterà ai processi. Avere statistiche ben progettate e mirate (come tasso d’interesse o di abbandono, ecc.) che permettano di misurare l’utilizzo degli strumenti è il primo passo.

Quali sono le features che devono avere i software per messaggistica interna o le chat aziendali?

Le “features” minime devono essere in grado di coprire le aspettative dell’utente medio di un social network quali:

  • Instant messaging
  • Buone funzionalità di ricerca
  • File sharing
  • Perfetto utilizzo da mobile (iOs, Android)

I termini di paragone famosi non mancano (Facebook, Whatsapp, Skype…) ma l’errore sarebbe quello di voler raggiungere gli altissimi standard di usabilità e “engagement” di questi prodotti senza considerare l’esigenza di mantenere la comunicazione in un ambito tipicamente controllato quale è quello aziendale.

Funzionalità e usability devono essere all’altezza dei prodotti di mercato ma non bisogna dimenticare che la Social Collaboration ha requisiti propri altamente specifici come la collaborazione, l’unione e la finalizzazione all’obiettivo.
Basta farsi un giro sui social più comuni per capire quanto questi siano usati per lo più come mezzi di condivisione unidirezionale piuttosto che di confronto.

In ambito aziendale il confronto sociale deve certamente portare a rafforzare l’identità individuale, ma solo in quanto parte del gruppo.

Chat aziendali, software per messaggistica interna e in generale gli strumenti di peer production devono sempre essere supportati da un solido ambiente di “back office” che permetta, oltre al monitoraggio delle performance, un controllo attento della community.

Questo non significa necessariamente censura o moderazione severa ma più semplicemente una solida “profilatura” delle utenze, la possibilità di monitorare ed eventualmente correggere le derive comunicative con interventi redazionali mirati, la creazione di aree riservate o chat private.

Le due anime “liberiste” e “vigili” della rete devono essere ben bilanciate nell’implementazione di uno strumento di messaggistica aziendale in modo da esaltare le capacità individuali senza perdere di vista il traguardo globale.

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